Кәсіби өмірде, әсіресе біз өмір сүріп жатқан технологиялар дәуірінде, сіз білмейтін адамға іскерлік хат жазуға тура келеді. Бұл бір қарағанда ұят сияқты көрінуі мүмкін, бұл жұмыстың бір бөлігі және өте жиі кездеседі. Қалай әрекет ету керек екеніне күмәндансаңыз, белгісіз адамға хат жазған кезде сақтауға болатын кейбір этикет ережелері бар.
қадамдар
3 бөліктің 1 бөлігі: Электрондық поштаны жазуды бастау
Қадам 1. Іздеу
Сіз білмейтін адамға электрондық хат жазбас бұрын, сізге бірнеше нәрсені жасау қажет. Бастау үшін, ол жұмыс істейтін компанияның веб -сайтына қараңыз.
- Егер сіз әлі де жеке тұлғаның электрондық поштасын білмесеңіз, корпоративтік веб -сайтты іздеңіз. Егер бұл ақпарат тізімде болмаса, оның электрондық пошта мекенжайын алудың басқа жолын іздеуге тура келеді. Балама - компанияға қоңырау шалып, адамның электрондық пошта мекенжайын сұрау.
- Сауалнамамен байланысқыңыз келе ме? Егер бұл сұраққа веб -сайтта қол жетімді ақпарат әлі жауап берілмесе, назар аударыңыз. Көбінесе, деректер дайын және кеңесуге қол жетімді, тек іздеңіз.
- Хабарды керекті адамға жіберіп жатқаныңызды тексеріңіз. Көптеген адамдар электрондық поштаны: «Менің сұрағыма жауап беретін адам екеніңізге сенімді емеспін, бірақ …» деп жазудан бастайды. Сіздің кәсіби деңгейіңіздің болмауынан басқа, бұл қатынас құрметсіздікке айналады, себебі сіз біреудің уақытын босқа өткізіп жатырсыз. Егер сіз оны кімге жіберу керектігін білмесеңіз, растауды күтіңіз.
Қадам 2. Сипаттамалық тақырып қойыңыз
Тақырыпты жазатын жолға хабарды жіберу себебін енгізу маңызды. Көбінесе, әсіресе адамға күніне жүздеген электрондық хаттар келгенде, бейтаныс адамдар жіберген хабарламалар жойылады немесе еленбейді. Тақырып өрісіндегі нақты сипаттама сіздің электрондық поштаңызды елемеу мүмкіндігін азайтады.
- Хабарламаның мазмұнын бірнеше сөзбен түсіндіріңіз. Мүмкіндігінше төрт немесе бес сөзбен егжей -тегжейлі қолданыңыз. «Жаңа компьютерлік жүйеде сағат 10: 00 -де кездесу», мысалы, «Таңғы кездесу» сияқты жалпы тақырыптан жақсы.
- «Сәлем» немесе «Сәлеметсіз бе» - бұл өте түсініксіз тақырыптар және олар жиі спам ретінде көрінеді, сонымен қатар оңай жойылады.
- Кәсіби электрондық пошта есептік жазбасын пайдаланыңыз, себебі сіздің электрондық пошта мекенжайыңыз тақырыптың жанында көрсетіледі. Кейіпкердің аты -жөні немесе хоббиге байланысты емес, шын есіміңізбен тіркелгіге артықшылық беріңіз. Іскерлік шоттар үшін сіздің атыңыз бен фамилияңыз (немесе сіз жиі қолданатын атау) өте қолайлы.
- Ешқашан электрондық поштаның тақырыбын барлық әріптермен жазуға болмайды, тіпті егер бұл өте қажет болса. Бас әріптер, интернет тілінде, сіз айқайлап жатқаныңызды білдіреді және мұны дұшпандық қарым -қатынас ретінде түсіндіруге болады.
Қадам 3. Алушыға қалай жүгіну керектігін қарастырыңыз
Хабарламаны бейтаныс адамға жібергенде бұл бөлім күрделі болуы мүмкін, себебі сіз олардың қалай аталуын ұнатпайтынын білмейсіз. Бақытымызға орай, бұл жағдайда бірнеше этикет ережелерін ескеру қажет.
- Егер сіз алушының атын білмесеңіз, «Кімге қызықты болуы мүмкін» сияқты емдеуден немесе «Құрметті мырза/ханым» сияқты өте ресми нәрседен аулақ болыңыз. Екінші жағынан, «Сәлем» немесе «Не болды?» Сияқты кәсіби хабарламаға тым кездейсоқ үн қатудан аулақ болған жөн. Күмәнданған кезде «Құрметті мырза/ханым» сөзін қолданыңыз.
- Адамның аты дұрыс жазылғанына көз жеткізіңіз. Бірнеше әріптерді өзгертуде қателесу оңай, әсіресе бұл күрделі атау.
- «Мырза» сөзін қолданыңыз. және «ханым» Алушының аты -жөнінен кейін. Егер оның есімі Хоаким дос Сантос болса, хабарды «Құрметті мырза Хоаким» деп бастаңыз.
- Егер сіз жасыңызды немесе отбасылық жағдайыңызды білмесеңіз, егер сіз әйел болсаңыз, «Мисс» қолданудан аулақ болыңыз. кіріспеде. Кәсіби электрондық хаттар үшін «ханымды» қолданған дұрыс. Немесе жай ғана «қымбаттым».
- Докторант үшін «доктор» деп атаған дұрыс. Немесе «доктор»
4 -қадам. Өзіңізді анықтаңыз
Іскерлік электрондық поштаны жіберу кезінде сіз жұмыс істейтін компанияның өкілі екеніңізді ұмытпаңыз. Сондықтан бірінші сөйлемде сіз өзіңізді көрсетіп, қайда жұмыс жасайтыныңызды айтуыңыз қажет. Сіздің электрондық поштаңыз келесідей басталуы мүмкін: «Құрметті Каролина ханым, менің атым Джоао Дантас, мен Wilson Tecnologia маркетинг бөлімінде жұмыс жасаймын.»
3 бөліктің 2 бөлігі: Электрондық поштаны құру
Қадам 1. Қысқаша және нақты болыңыз
Сіз қысқаша және тікелей бола алатын кезде, сіз алушыға кәсіби және позитивті бейнені ұсынасыз. Бұл сенімділік әдетте жақсы көзбен көрінеді, бұл сіздің электрондық поштаңызға әлдеқайда ептілікпен және ұқсас сыпайылықпен жауап беру мүмкіндігін арттырады.
- Өзіңізді анықтағаннан кейін, келесі қадам - электрондық поштаның мақсатын түсіндіру. Бұл бөлім де сенімді болуы керек және екі сөйлеммен жазылуы керек.
- Оң тонды қолданыңыз. Егер бұл шағым немесе маңызды мәселе болса да, мейірімді және сыпайы болыңыз. Алушыға немесе басшыларға, қызметкерлерге немесе басқа компанияларға жаман сөз айтпау үшін жаман сөздер айтпаңыз.
- Электрондық пошта арқылы өзіңізді таныстырған кезде, аты -жөніңізді және алатын орныңызды жазуды ұмытпаңыз. Егер сіз хабарламаны бүкіл топтың немесе бөлімнің атынан жіберсеңіз, бұл ақпаратты қосыңыз.
Қадам 2. Түсінікті болыңыз
Кәсіби электрондық поштаны түсіну оңай болуы керек, сондықтан екі жақты түсіндіруге мүмкіндік бермейтін түсінікті сөздерді қолдану қажет.
- Белсенді дауысты қолданыңыз. Мысалы, «Құжатты менің бастығым Хайме Перейра жіберді» деп айтудың орнына, «Менің бастығым Хайме Перейра құжат жіберді» деп айтыңыз.
- Жаргон мен техникалық терминдерден аулақ болыңыз, тіпті олар сіздің компанияда жиі қолданылса да. Сіз кәсіби қарым -қатынасқа кірмейтін адаммен сөйлесіп жатқанда, жиі кездесетін сөз тіркестері мен терминдерді ұнатыңыз.
- Қысқа сөйлемдерді қолданыңыз. Мүмкіндігінше жалғаулықтарды жойыңыз және өте ұзақ сөйлемдерден аулақ болыңыз. «Біз құжатқа қатысты кері байланыс алған жоқпыз және берілген ақпаратты түсінгеніңізді білу үшін жағдайды бақылап отырғымыз келеді» орнына «Біз ұсынылған құжат бойынша кері байланыс алған жоқпыз. Сізге түсініксіз ақпарат қажет пе? ».
- Португал тілін дұрыс жазу, грамматиканы, орфографияны және тыныс белгілерін дұрыс қолдану өте маңызды. Хабарламаны жібермес бұрын мәтінді қарап шығыңыз.
Қадам 3. Неден аулақ болу керектігін біліңіз
Кейбір этикет ережелері электрондық пошта арқылы не жіберуге болатынын және болмайтынын анықтайды. Міне бірнеше кеңестер:
- Файлды тіркеуде проблема жоқ, егер ол бұрын адаммен келісілген болса немесе ашылу презентациясының бөлігі болса.
- Өте ауыр файлдарды тіркеуден аулақ болыңыз. Егер бұл құжат маңызды болса, келесіде не жіберілетінін алдын ала хабарлау үшін басқа электрондық поштаны жіберіңіз.
- Көп ақпарат бар жазылымды пайдаланбаңыз. Сіздің қолтаңбаңызда аты -жөні, лауазымы мен бөлімі, электрондық пошта мекенжайы, жеке мекен -жайы мен телефон нөмірі болуы керек.
- Фондық суретті қоспаңыз. Хабарды ауырлатудан басқа, электрондық пошта кәсіби әсерді азайтады.
3 бөлімнің 3 бөлігі: электрондық поштаны аяқтау
Қадам 1. Жауап беру нұсқауларын өтіңіз
Байланыстың соңында алушы қалай жауап бере алатыны туралы сыпайы түрде нұсқаулар беріңіз.
- Белгілі бір уақытты анықтаңыз. «Егер сіз маған ертең күннің соңына дейін оралсаңыз, мен риза болар едім» - бұл сұраудың мысалы.
- Қажет болса, байланыс ақпаратын қосыңыз. «Бұл электрондық поштаға жауап беріңіз» деп айтыңыз немесе телефон арқылы кері байланыс сұраңыз және нөміріңізді енгізіңіз.
- Нені қалайтыныңызды түсіндіріңіз. «Мен сіздің оралғаныңызды күтемін» деп айтпаңыз, неғұрлым нақты нәрсені ұнатыңыз, мысалы, «біз сіздің жаңа жүйеге өту күнін белгілеу үшін сіздің оралғаныңызды күтемін».
Қадам 2. Сәйкес қоштасуды таңдаңыз
Қол қою алдында электрондық поштаны сыпайы түрде және тиісті түрде аяқтау маңызды.
- «Құшақтау» немесе «сүйісу» сияқты бейресми құттықтаулардан аулақ болыңыз. Дәл осындай ойлау бағытын ұстанып, смайликтерді қоспаңыз.
- Корпоративтік электрондық поштада жақсы қоштасатын және кәсіби деңгейге нұқсан келтірмейтін «Құрметпен» немесе «Ізгі ниетпен» деп аяқтаған дұрыс. «Құрметпен» дәл осы реңкке сәйкес келеді.
- «Рақмет» және «Назар аударғаныңыз үшін рахмет» де орынды, бірақ егер сіз электрондық поштада нақты тапсырманы сұрамасаңыз, оны болдырмау керек.
Қадам 3. Әрі қарай
Корпоративті әлемдегі адамдар өте бос емес, сондықтан олардың электрондық пошта мекенжайын ұмытып кетуі мүмкін. Егер жауап болмаса, басқа хабар жіберіңіз, бірақ алдыңғы хабарды жіберіңіз.
- Кері байланыс болмауы кездейсоқ болуы мүмкін. Электрондық пошта адамның спам жәшігіне түскен болуы мүмкін.
- Басқа электрондық поштаны жібергенде сыпайы болыңыз. «Сіз бос емессіз деп ойлаймын. Мен сізге бұрын жіберген электрондық поштаны алғаныңызды растағым келді» сияқты бірдеңе айтыңыз және түпнұсқалық хабарламаның тақырыбын атаңыз.